Factuur

Een factuur is het document waarmee je als zelfstandige een geleverde dienst aan de opdrachtgever in rekening brengt. De factuur brengt de betaling op gang, bewijst je inkomsten en moet bepaalde verplichte gegevens bevatten, zodat de Belastingdienst en de klant deze accepteren.

De verplichte gegevens

• volledige naam en adres van jou en de opdrachtgever
• je belastingnummer of je btw-identificatienummer
• datum van uitgifte en een doorlopend factuurnummer dat slechts één keer wordt toegekend
• aard en omvang van de dienst, bijvoorbeeld een opnamedag voor een videoproductie
• datum of periode waarin de dienst is verricht
• netto bedrag, belastingtarief, belastingbedrag en totaalbedrag
• bij belastingvrijstelling of verlegde belastingschuld een overeenkomstige vermelding in plaats van de belasting

Ontbreekt een van deze gegevens, dan kan de opdrachtgever de voorbelasting niet aftrekken en zal die om een correctie vragen. Dat vertraagt de betaling, zonder dat iemand iets verkeerd heeft bedoeld.

Officiële naam in plaats van artiestennaam

Voor performers is één punt bijzonder belangrijk: op de factuur hoort je officiële naam te staan. Een artiestennaam mag er aanvullend bij staan, maar vervangt de vermelding niet. Dat is geen schending van je privacy, want de productie kent je identiteit toch al uit het contract en het leeftijdsbewijs. Belangrijker is dat factuurgegevens niet in verkeerde handen vallen: stuur ze alleen naar de partij die in het contract als factuurontvanger wordt genoemd.

Hetzelfde geldt voor het adres. Dat moet een adres zijn waarop je daadwerkelijk bereikbaar bent. Als je je woonadres niet wilt doorgeven, bespreek dan vooraf met een belastingadviseur welke alternatieve oplossing in jouw geval is toegestaan. Een verzonnen of verouderd adres maakt de factuur aanvechtbaar en vertraagt bij twijfel de betaling.

Bijzondere gevallen in dit beroep

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan vermeld je geen btw en noteer je in plaats daarvan dat er geen belasting wordt berekend. Voor opdrachtgevers in andere EU-landen gelden eigen regels, meestal met een verwijzing naar de belastingschuld van de ontvanger.

Platformen sturen je vaak geen factuur, maar rekenen zelf af en sturen je een creditnota. Dan schrijf je voor dezelfde dienst geen extra factuur, omdat er anders dubbel wordt gefactureerd.

Tussen binnenlandse ondernemingen wordt de elektronische factuur in een gestructureerd gegevensformaat stapsgewijs verplicht. Inmiddels moet elke onderneming zulke facturen kunnen ontvangen; voor het uitgeven ervan gelden gefaseerde overgangstermijnen en versoepelingen voor kleine ondernemingen. Een eenvoudig pdf-bestand volstaat daarom niet blijvend in elk geval. Welke fase voor jou geldt, bespreek je met een belastingadviseur of de Belastingdienst.

Zo komt de betaling op tijd

Stuur de factuur kort na de opnamedag en vermeld je bankgegevens en de afgesproken betalingstermijn. Bij boekingen via dit agentschap wordt binnen 14 dagen overgemaakt; contante betaling is uitgesloten. Houd de beschrijving van de werkzaamheden zakelijk en neutraal; details over de inhoud van de scène horen niet op de factuur.

Facturen en bewijsstukken moeten meerdere jaren worden bewaard, ook digitaal. De wettelijke termijnen zijn onlangs gewijzigd en kun je bij de Belastingdienst opvragen. Een uitgebreide handleiding met voorbeeld geeft het artikel Een factuur schrijven: verplichte gegevens en valkuilen.

Dit artikel zet de basis op een rij en vervangt geen belastingadvies.