Frais de déplacement

Les frais de déplacement sont les dépenses engagées parce que tu te déplaces pour une mission : frais de transport, hébergement, surcoût des repas et frais annexes comme les frais de stationnement ou de bagages. Fiscalement, ils font partie des charges professionnelles si tu les assumes toi-même ; vis-à-vis de la production, ils constituent un point de négociation en plus du cachet.

Quatre catégories soumises à des règles différentes

Frais de transport

Pour le train, l’avion ou le taxi, les coûts réels selon le billet ou le reçu sont pris en compte. Si tu utilises ta propre voiture, tu appliques soit une indemnité kilométrique, soit la part correspondante des coûts réels du véhicule lorsque celui-ci fait partie du patrimoine professionnel. L’indemnité forfaitaire étant régulièrement adaptée, elle n’est pas chiffrée ici.

Hébergement

Les frais réels d’hôtel figurant sur la facture sont déductibles. Un petit-déjeuner inclus doit en être déduit, car les repas sont soumis à une règle distincte.

Repas

Les repas pris en déplacement ne sont pas pris en compte sur présentation de justificatifs, mais au moyen de forfaits calculés selon la durée de l’absence. Les détails figurent sous surcoût des repas.

Frais annexes

Les frais de stationnement, suppléments pour bagages, réservations de siège ou transports publics sur le lieu de destination en font également partie, avec un justificatif dans chaque cas.

Quand un déplacement est professionnel

Pour les travailleurs indépendants, le point de référence est leur propre établissement professionnel, qui correspond pour la plupart des interprètes à leur domicile, depuis lequel ils organisent leur activité. Les trajets vers des lieux de tournage, des studios ou un casting différents sont donc motivés par l’activité professionnelle. Un voyage mêlant activité professionnelle et vie privée, par exemple un tournage suivi de vacances, ne peut être pris en compte qu’au prorata. La part privée est exclue.

Remboursement par la production

De nombreuses productions prennent directement en charge les frais de déplacement en réservant elles-mêmes le billet ou l’hôtel. Dans ce cas, tu n’enregistres ni dépense ni recette. En revanche, si la production rembourse des frais que tu as avancés, le remboursement constitue une recette et les frais initiaux restent une dépense pour toi. Si tu n’appliques pas le régime de la petite entreprise, le remboursement refacturé fait généralement partie de la rémunération et est facturé avec la TVA. Cela surprend beaucoup de personnes, car cela ressemble à une simple répercussion des frais.

En l’absence d’accord, il est présumé que le cachet couvre tout. L’aspect organisationnel, c’est-à-dire qui paie quoi et quand cela doit être défini, est expliqué dans l’article frais professionnels ; la contribution Frais de déplacement, frais professionnels, temps d’attente précise ce qui peut être facturé en plus.

Les justificatifs à conserver

• Billets, confirmations de réservation et factures d’hôtel, établis si possible à ton nom.
• Pour les trajets en voiture, un relevé indiquant la date, le point de départ, la destination, le nombre de kilomètres et le motif.
• Le rattachement à la mission, par exemple le Call Sheet ou la confirmation de réservation, afin de prouver le motif professionnel.
• Les reçus pour les frais annexes, même pour de petits montants.

Avant chaque engagement, vérifie la distance jusqu’au lieu de tournage et compare les frais de déplacement au cachet. Une courte mission avec un long trajet peut difficilement être rentable sans remboursement. Consigne l’accord sur les frais de déplacement par écrit, de préférence dans le même message que celui concernant le cachet.

Cette entrée présente les grandes lignes et ne remplace pas un conseil fiscal ; clarifie les forfaits et les cas particuliers avec un conseiller fiscal ou le service des impôts.