Reisekosten

Reisekosten sind Ausgaben, die entstehen, weil du für einen Auftrag unterwegs bist: Fahrtkosten, Übernachtung, Mehraufwand für Verpflegung und Nebenkosten wie Parkgebühren oder Gepäck. Steuerlich gehören sie zu den Betriebsausgaben, sofern du sie selbst trägst; im Verhältnis zur Produktion sind sie ein Verhandlungspunkt neben der Gage.

Vier Kategorien mit unterschiedlichen Regeln

Fahrtkosten

Bei Bahn, Flug oder Taxi zählen die tatsächlichen Kosten laut Ticket oder Quittung. Fährst du mit dem eigenen Auto, setzt du entweder eine Kilometerpauschale an oder die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten, wenn das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört. Die Pauschale wird regelmäßig angepasst und deshalb hier nicht beziffert.

Übernachtung

Absetzbar sind die tatsächlichen Hotelkosten laut Rechnung. Ein enthaltenes Frühstück ist herauszurechnen, weil Verpflegung über eine eigene Regel läuft.

Verpflegung

Essen unterwegs wird nicht mit Belegen, sondern mit Pauschalen nach Abwesenheitsdauer berücksichtigt. Die Einzelheiten stehen unter Verpflegungsmehraufwand.

Nebenkosten

Parkgebühren, Gepäckzuschläge, Sitzplatzreservierungen oder öffentliche Verkehrsmittel am Zielort gehören ebenfalls dazu, jeweils mit Beleg.

Wann eine Fahrt beruflich ist

Für Selbstständige ist der Bezugspunkt die eigene Betriebsstätte, bei den meisten Darstellern die Wohnung, von der aus sie ihre Tätigkeit organisieren. Fahrten zu wechselnden Drehorten, Studios oder einem Casting sind dann beruflich veranlasst. Eine Reise, die beruflich und privat gemischt ist, etwa ein Dreh mit angehängtem Urlaub, lässt sich nur anteilig berücksichtigen. Der private Anteil bleibt außen vor.

Erstattung durch die Produktion

Viele Produktionen übernehmen Reisekosten direkt, indem sie Ticket oder Hotel selbst buchen. Dann entstehen bei dir weder Ausgabe noch Einnahme. Erstattet die Produktion dagegen Kosten, die du ausgelegt hast, ist die Erstattung eine Einnahme und die ursprünglichen Kosten bleiben deine Ausgabe. Wendest du nicht die Kleinunternehmerregelung an, gehört die weiterberechnete Erstattung in der Regel zum Entgelt und wird mit Umsatzsteuer abgerechnet. Das überrascht viele, weil es sich wie eine reine Weitergabe anfühlt.

Ohne Vereinbarung gilt im Zweifel, dass die Gage alles abdeckt. Die organisatorische Seite, also wer was zahlt und wann das geklärt wird, beschreibt der Eintrag Spesen; was zusätzlich abgerechnet werden kann, der Beitrag Reisekosten, Spesen, Wartezeit.

Belege, die du sammeln solltest

• Tickets, Buchungsbestätigungen und Hotelrechnungen, möglichst auf deinen Namen ausgestellt.
• Für Autofahrten einen Fahrtennachweis mit Datum, Start, Ziel, Kilometern und Anlass.
• Die Zuordnung zum Auftrag, etwa Call Sheet oder Buchungsbestätigung, damit der berufliche Anlass belegt ist.
• Quittungen für Nebenkosten, auch bei kleinen Beträgen.

Prüfe vor jeder Zusage die Entfernung zum Drehort und rechne die Reisekosten gegen die Gage. Ein kurzer Einsatz mit weiter Anreise kann sich ohne Erstattung kaum lohnen. Halte die Vereinbarung über Reisekosten schriftlich fest, am besten in derselben Nachricht wie die Gage.

Dieser Eintrag ordnet die Grundzüge ein und ersetzt keine Steuerberatung; Pauschalen und Sonderfälle klärst du mit Steuerberatung oder Finanzamt.