Gastos de viaje

Los gastos de viaje son los desembolsos que se producen porque estás desplazándote para un encargo: gastos de desplazamiento, alojamiento, gastos adicionales de manutención y costes accesorios como aparcamiento o equipaje. Fiscalmente forman parte de los gastos de explotación siempre que los asumas tú; en la relación con la producción son un punto de negociación adicional a los honorarios.

Cuatro categorías con reglas diferentes

Gastos de desplazamiento

En tren, avión o taxi cuentan los costes reales según el billete o el recibo. Si conduces tu propio coche, aplicas una cantidad fija por kilómetro o los costes reales proporcionales del vehículo, si este forma parte del patrimonio empresarial. La cantidad fija se actualiza periódicamente y por eso no se especifica aquí.

Alojamiento

Son deducibles los costes reales del hotel según la factura. El desayuno incluido debe descontarse, porque la manutención se rige por una norma propia.

Manutención

La comida durante el viaje no se tiene en cuenta mediante justificantes, sino mediante cantidades fijas según la duración de la ausencia. Los detalles figuran en gastos adicionales de manutención.

Costes accesorios

Los gastos de aparcamiento, suplementos por equipaje, reservas de asiento o transporte público en el lugar de destino también forman parte de ellos, siempre con justificante.

Cuándo un desplazamiento es profesional

Para los autónomos, el punto de referencia es su propio centro de actividad; en el caso de la mayoría de los intérpretes, la vivienda desde la que organizan su actividad. Los desplazamientos a lugares de rodaje, estudios o un casting cambiantes tienen entonces un motivo profesional. Un viaje que combine fines profesionales y privados, por ejemplo, un rodaje seguido de unas vacaciones, solo puede tenerse en cuenta proporcionalmente. La parte privada queda excluida.

Reembolso por parte de la producción

Muchas producciones asumen directamente los gastos de viaje y reservan ellas mismas el billete o el hotel. En ese caso, para ti no se produce ni un gasto ni un ingreso. Si, en cambio, la producción reembolsa gastos que tú has adelantado, el reembolso es un ingreso y los costes originales siguen siendo un gasto tuyo. Si no aplicas el régimen especial para pequeñas empresas, por regla general el reembolso repercutido forma parte de la contraprestación y se factura con IVA. A mucha gente le sorprende, porque parece una simple repercusión de gastos.

Sin acuerdo, en caso de duda se considera que los honorarios lo cubren todo. La parte organizativa, es decir, quién paga qué y cuándo se aclara, se describe en la entrada dietas y gastos; qué conceptos adicionales pueden facturarse se explica en el artículo Gastos de viaje, dietas y tiempo de espera.

Justificantes que deberías recopilar

• Billetes, confirmaciones de reserva y facturas de hotel, emitidos preferiblemente a tu nombre.
• Para los desplazamientos en coche, un registro del trayecto con fecha, punto de partida, destino, kilómetros y motivo.
• La asignación al encargo, por ejemplo, el Call Sheet o la confirmación de reserva, para acreditar el motivo profesional.
• Recibos de los costes accesorios, incluso en el caso de importes pequeños.

Antes de aceptar cualquier encargo, comprueba la distancia hasta el lugar de rodaje y compara los gastos de viaje con los honorarios. Un trabajo breve con un desplazamiento largo apenas puede resultar rentable sin reembolso. Deja por escrito el acuerdo sobre los gastos de viaje, preferiblemente en el mismo mensaje que los honorarios.

Esta entrada explica los aspectos básicos y no sustituye el asesoramiento fiscal; consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria las cantidades fijas y los casos especiales.