Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht verlangt von Selbstständigen, steuerlich relevante Unterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum geordnet, vollständig und lesbar aufzubewahren. Dazu gehören ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Kontoauszüge, Aufzeichnungen und alle Belege, auf denen die Gewinnermittlung beruht.

Was Darsteller konkret aufheben müssen

• Jede Rechnung, die du einer Produktion oder einem anderen Auftraggeber stellst, und jede Gutschrift, die an ihrer Stelle erteilt wird.
• Abrechnungen und Auszahlungsbelege von Plattformen, auch wenn sie nur als Download im Kundenkonto verfügbar sind.
• Belege für Ausgaben: Tickets, Hotelrechnungen, Quittungen für Arbeitsmittel, Rechnungen für Aufnahmen zur Sedcard.
• Kontoauszüge des Kontos, über das die Tätigkeit läuft.
• Aufzeichnungen, die Pauschalen begründen, etwa Fahrtennachweise oder Abwesenheitszeiten für den Verpflegungsmehraufwand.

Wie lange die Fristen laufen

Die Fristen umfassen mehrere Jahre und sind nach Art der Unterlage gestaffelt; für Buchungsbelege wurden sie zuletzt geändert. Sie beginnen nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Konkrete Jahreszahlen nennt dieser Eintrag bewusst nicht, weil der Gesetzgeber sie anpasst. Solange ein Steuerbescheid noch geändert werden kann, etwa wegen einer laufenden Prüfung oder eines Einspruchs, sollten die zugehörigen Unterlagen ohnehin nicht vernichtet werden.

Digitale Belege richtig ablegen

Was digital eingeht, muss in der Regel auch digital aufbewahrt werden. Eine PDF-Rechnung aus der E-Mail auszudrucken und das Original zu löschen, genügt nicht. Die Ablage muss sicherstellen, dass Dateien unverändert bleiben und während der gesamten Frist lesbar sind. Für elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen gelten zusätzliche Anforderungen, die mit der Einführung der E-Rechnung an Bedeutung gewonnen haben. Papierbelege dürfen unter bestimmten Voraussetzungen eingescannt werden; die Anforderungen an ein solches Verfahren klärst du besser vorher.

Für Plattformabrechnungen ist das besonders wichtig. Sperrt eine Plattform ein Konto oder stellt sie den Betrieb ein, sind die Daten möglicherweise nicht mehr abrufbar. Lade Abrechnungen deshalb regelmäßig herunter.

Verträge: steuerlich und darüber hinaus

Für Verträge gibt es neben dem Steuerrecht einen eigenen Grund, sie aufzubewahren. Ein Modelvertrag, ein Model Release oder eine Vereinbarung über Nutzungsrechte bestimmt, was mit deinen Aufnahmen geschehen darf, oft für viele Jahre. Taucht Material später an unerwarteter Stelle auf, ist dein Exemplar des Vertrags der Maßstab dafür, ob das erlaubt ist. Bewahre Verträge deshalb mindestens so lange auf, wie das Material verwertet werden kann, unabhängig von steuerlichen Fristen.

Die Dokumentation des Altersnachweises am Set führt dagegen die Produktion. Du musst sie nicht selbst anlegen, kannst aber fragen, welche Kopien deiner Ausweisdaten dort gespeichert werden.

Eine Ordnung, die durchhält

Ein Ordner pro Jahr, unterteilt nach Einnahmen, Ausgaben und Verträgen, reicht für die meisten Darsteller aus. Digital empfiehlt sich dieselbe Struktur mit einer Sicherungskopie an einem zweiten Ort. Wer Belege laufend ablegt, spart sich im Frühjahr die Suche und kann Rückfragen des Finanzamts sofort beantworten.

Dieser Eintrag ordnet die Pflicht ein und ersetzt keine Steuerberatung.