Obligación de conservación

La obligación de conservación exige a los trabajadores por cuenta propia guardar durante el plazo establecido legalmente, de forma ordenada, completa y legible, los documentos relevantes a efectos fiscales. Esto incluye las facturas emitidas y recibidas, los extractos bancarios, los registros y todos los comprobantes en los que se basa el cálculo del beneficio.

Qué deben conservar concretamente los intérpretes

• Cada factura que emitas a una producción o a otro cliente, y cada factura de abono que se expida en su lugar.
• Las liquidaciones y los comprobantes de pago de las plataformas, aunque solo estén disponibles para descargar desde la cuenta de cliente.
• Comprobantes de gastos: billetes, facturas de hotel, recibos de material de trabajo y facturas de sesiones para la sedcard.
• Los extractos de la cuenta desde la que se desarrolla la actividad.
• Los registros que justifican cantidades a tanto alzado, como los registros de desplazamientos o los periodos de ausencia para los gastos adicionales de manutención.

Cuánto duran los plazos

Los plazos abarcan varios años y se escalonan según el tipo de documento; los plazos aplicables a los comprobantes contables se modificaron recientemente. No comienzan en la fecha del comprobante, sino al finalizar el año natural en el que se generó. Esta entrada no menciona deliberadamente años concretos, porque el legislador los adapta. Mientras una liquidación tributaria todavía pueda modificarse, por ejemplo debido a una inspección en curso o a una reclamación, en cualquier caso no deberías destruir los documentos correspondientes.

Cómo archivar correctamente los comprobantes digitales

Lo que recibas digitalmente, por regla general, también debe conservarse digitalmente. Imprimir una factura en PDF recibida por correo electrónico y borrar el original no es suficiente. El archivo debe garantizar que los documentos permanezcan sin modificaciones y sean legibles durante todo el plazo. Para las facturas electrónicas entre empresas se aplican requisitos adicionales, que han cobrado importancia con la introducción de la factura electrónica. En determinadas condiciones, los comprobantes en papel pueden escanearse; es mejor aclarar previamente los requisitos de un procedimiento de este tipo.

Esto es especialmente importante para las liquidaciones de las plataformas. Si una plataforma bloquea una cuenta o cesa su actividad, es posible que los datos ya no puedan consultarse. Por eso, descarga las liquidaciones periódicamente.

Contratos: a efectos fiscales y más allá

Para los contratos existe, además del derecho tributario, otra razón propia para conservarlos. Un contrato de modelo, un Model Release o un acuerdo sobre derechos de uso determina qué puede hacerse con tus grabaciones, a menudo durante muchos años. Si el material aparece más tarde en un lugar inesperado, tu ejemplar del contrato es el criterio para determinar si está permitido. Por eso, conserva los contratos al menos durante tanto tiempo como pueda explotarse el material, independientemente de los plazos fiscales.

La documentación de la acreditación de la edad en el set la gestiona, en cambio, la producción. No tienes que crearla tú, pero puedes preguntar qué copias de tus datos de identificación se almacenan allí.

Un sistema de archivo que perdure

Una carpeta por año, dividida en ingresos, gastos y contratos, es suficiente para la mayoría de los intérpretes. En formato digital, se recomienda la misma estructura, con una copia de seguridad en un segundo lugar. Quien archiva los comprobantes de forma continua se ahorra búsquedas en primavera y puede responder de inmediato a las consultas de la administración tributaria.

Esta entrada explica la obligación y no sustituye el asesoramiento fiscal.