Säilitamiskohustus

Säilitamiskohustus nõuab füüsilisest isikust ettevõtjatelt ja teistelt iseseisvalt tegutsevatelt isikutelt maksustamise seisukohast oluliste dokumentide säilitamist seaduses kindlaks määratud ajavahemiku jooksul korrastatult, täielikult ja loetavalt. Nende hulka kuuluvad väljastatud ja saadud arved, pangakonto väljavõtted, üleskirjutused ning kõik tõendid, millel kasumi arvestus põhineb.

Mida peavad esinejad konkreetselt alles hoidma

• Iga arve, mille esitad produktsioonile või mõnele teisele tellijale, ning iga kreeditarve, mis selle asemel väljastatakse.
• Platvormide arveldused ja väljamaksetõendid, isegi kui need on kliendikontol saadaval ainult allalaadimiseks.
• Kulutõendid: piletid, hotelliarved, töövahendite kviitungid, arved Sedcardi jaoks tehtud fotosessioonide eest.
• Selle konto pangaväljavõtted, mille kaudu tegevus toimub.
• Üleskirjutused, mis põhjendavad kindlasummalisi hüvitisi, näiteks sõidupäevikud või eemalviibimise ajad toitlustamise lisakulude jaoks.

Kui kaua tähtajad kestavad

Tähtajad hõlmavad mitut aastat ja sõltuvad dokumendi liigist; raamatupidamisdokumentide puhul muudeti neid viimati. Tähtaeg ei alga tõendi kuupäevast, vaid selle kalendriaasta lõpust, mil tõend tekkis. Konkreetseid aastaarve selles sissekandes teadlikult ei nimetata, sest seadusandja kohandab neid. Niikaua kui maksuteadet saab veel muuta, näiteks käimasoleva kontrolli või vaide tõttu, ei tohiks seotud dokumente niikuinii hävitada.

Digitaalsete tõendite õige arhiveerimine

Digitaalselt saabunud dokumente tuleb üldjuhul säilitada samuti digitaalselt. PDF-arve väljaprintimisest e-kirjast ja originaali kustutamisest ei piisa. Arhiveerimine peab tagama, et failid jäävad muutmata ja on kogu tähtaja jooksul loetavad. Ettevõtetevaheliste elektrooniliste arvete suhtes kehtivad lisanõuded, mis on E-arve kasutuselevõtuga muutunud üha olulisemaks. Pabertõendeid võib teatud tingimustel skannida; sellise menetluse nõuded tasub eelnevalt välja selgitada.

Platvormide arvelduste puhul on see eriti oluline. Kui platvorm konto blokeerib või tegevuse lõpetab, ei pruugi andmed enam kättesaadavad olla. Laadi arveldused seepärast regulaarselt alla.

Lepingud: maksustamise seisukohast ja ka muudel põhjustel

Lepingute säilitamiseks on lisaks maksuõigusele veel omaette põhjus. Modellileping, Model Release või kasutusõigusi käsitlev kokkulepe määrab kindlaks, mida sinu salvestistega tohib teha, sageli paljude aastate jooksul. Kui materjal ilmub hiljem ootamatus kohas, on sinu lepingueksemplar aluseks selle hindamisel, kas see oli lubatud. Säilita lepinguid seetõttu vähemalt nii kaua, kui materjali saab kasutada, sõltumata maksualastest tähtaegadest.

Vanasertifikaadi dokumentatsiooni võtteplatsil korraldab seevastu produktsioon. Sa ei pea seda ise koostama, kuid võid küsida, milliseid sinu isikut tõendavate dokumentide andmete koopiaid seal säilitatakse.

Kord, mis püsib

Enamiku esinejate jaoks piisab ühest kaustast aasta kohta, mis on jaotatud sissetulekuteks, kuludeks ja lepinguteks. Digitaalselt on soovitatav kasutada sama struktuuri koos varukoopiaga teises kohas. Kes arhiveerib tõendid jooksvalt, säästab kevadel otsimise vaeva ja saab maksuameti päringutele kohe vastata.

See sissekanne selgitab kohustust ega asenda maksunõustamist.