Обов’язок зберігання документів

Обов’язок зберігання документів вимагає від самозайнятих осіб зберігати документи, важливі для оподаткування, протягом установленого законом строку — впорядковано, повністю та в читабельному вигляді. До них належать виставлені й отримані рахунки, банківські виписки, записи та всі підтвердні документи, на яких ґрунтується визначення прибутку.

Що саме мають зберігати виконавці

• Кожен рахунок, який ти виставляєш продакшену або іншому замовнику, а також кожен кредит-нота, виданий замість нього.
• Розрахунки та підтвердження виплат від платформ, навіть якщо вони доступні лише для завантаження в обліковому записі клієнта.
• Підтвердні документи на витрати: квитки, готельні рахунки, чеки за робоче приладдя, рахунки за зйомки для Sedcard.
• Банківські виписки з рахунку, через який здійснюється діяльність.
• Записи, що обґрунтовують фіксовані суми, наприклад облік поїздок або періоди відсутності для додаткових витрат на харчування.

Як обчислюються строки зберігання

Строки охоплюють кілька років і залежать від виду документа; для бухгалтерських підтвердних документів їх нещодавно було змінено. Вони починаються не з дати документа, а з кінця календарного року, у якому він був створений. У цьому матеріалі навмисно не називаються конкретні роки, оскільки законодавець їх змінює. Поки податкове повідомлення-рішення ще може бути змінене, наприклад через поточну перевірку або заперечення, відповідні документи в будь-якому разі не слід знищувати.

Як правильно зберігати цифрові документи

Те, що надходить у цифровій формі, зазвичай потрібно зберігати також у цифровій формі. Роздрукувати рахунок у форматі PDF з електронного листа, а потім видалити оригінал — недостатньо. Система зберігання має гарантувати, що файли залишаються незмінними та читабельними протягом усього строку. Для електронних рахунків між підприємствами діють додаткові вимоги, значення яких зросло із запровадженням електронного рахунка. Паперові документи за певних умов можна сканувати; вимоги до такої процедури краще з’ясувати заздалегідь.

Для розрахунків із платформами це особливо важливо. Якщо платформа заблокує обліковий запис або припинить роботу, дані можуть стати недоступними. Тому регулярно завантажуй розрахунки.

Договори: у податкових питаннях і не тільки

Окрім податкового законодавства, є окрема причина зберігати договори. Договір із моделлю, Model Release або угода про права використання визначає, що можна робити з твоїми знімками, часто протягом багатьох років. Якщо згодом матеріал з’явиться в неочікуваному місці, саме твій примірник договору буде орієнтиром для визначення, чи дозволено це. Тому зберігай договори щонайменше доти, доки матеріал може використовуватися, незалежно від податкових строків.

Документацію, що підтверджує вік, на знімальному майданчику веде продакшен. Ти не мусиш створювати її самостійно, але можеш запитати, які копії твоїх даних документа, що посвідчує особу, зберігаються там.

Порядок, який працює

Для більшості виконавців достатньо однієї папки на рік, поділеної на доходи, витрати та договори. У цифровому форматі рекомендується така сама структура з резервною копією в іншому місці. Той, хто постійно розкладає підтвердні документи, заощаджує час навесні на пошуки й може одразу відповідати на запити податкової інспекції.

Цей матеріал пояснює обов’язок і не замінює податкову консультацію.