Выставление счёта: обязательные реквизиты и подводные камни

Как исполнитель ты сам выставляешь себе счёт, потому что работаешь самостоятельно и никто не выставляет счета за тебя. Это несложно, если однажды разобраться, что именно должно быть указано: счёт — не свободная форма текста, а документ с установленными обязательными реквизитами. Если одного из них не хватает, продакшен не сможет заявить входной НДС к вычету, вернёт документ, и твоя оплата может отложиться на несколько недель. В этой статье мы последовательно разберём все реквизиты, объясним особый случай для малых предпринимателей и обозначим момент, в котором анонимность действительно вступает в противоречие с обязанностью выставлять счёт.

Обязательные реквизиты по порядку

Эти данные должны быть указаны в каждом счёте. Порядок и оформление могут быть любыми, но полнота обязательна.

• Твоё полное имя и адрес. Настоящее имя, а не сценическое.
• Имя и адрес получателя услуги. Продюсерская компания с правильной организационно-правовой формой, именно так, как она указана в договоре.
• Твой налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС. Достаточно одного из них. Идентификационный номер можно запросить в Федеральном центральном налоговом управлении и указать вместо налогового номера, что немного лучше с точки зрения защиты данных.
• Последовательный номер счёта. Номер присваивается один раз, без пробелов в системе нумерации.
• Дата выставления.
• Дата или период оказания услуги. То есть день или дни съёмки. Именно эти данные чаще всего отсутствуют, хотя они обязательны, даже если совпадают с датой счёта.
• Описание услуги. Объём и вид услуги должны быть описаны настолько конкретно, чтобы третье лицо могло её однозначно определить.
• Вознаграждение, разбитое по налоговым ставкам, а также отдельно указанные налоговая ставка и сумма налога.
• Для малых предпринимателей вместо налоговой ставки и суммы налога указывается ссылка на освобождение от налога в соответствии с режимом для малых предпринимателей.

Кроме того, на практике стоит указать, даже если этих данных нет в приведённом списке: банковские реквизиты и срок оплаты. Если срок оплаты не указан, действует условие договора, а в наших посреднических сделках это четырнадцать дней.

Что указывать в описании услуги

Описание должно однозначно обозначать услугу, но не обязано подробно описывать происходившее на съёмочной площадке. Обычно достаточно формулировок вроде «Участие в качестве исполнительницы в производстве под названием X 14 мая» или «Исполнительская работа и предоставление согласованных договором прав использования».

Если гонорар и права использования в договоре оценены отдельно, укажи их в счёте также раздельно. Если там указана общая сумма в формате Buyout, счёт должен отражать её таким же образом.

Дополнительные расходы также должны быть видны: возмещённые дорожные расходы, проживание, время ожидания или согласованные надбавки указываются отдельными позициями. Всё, что ты не включишь в счёт, ты не получишь.

Конфликт целей: сценического имени здесь недостаточно

Именно на этом многие останавливаются, и мы скажем прямо: в счёте должны быть указаны твоё настоящее имя и адрес, по которому с тобой можно связаться. Одного сценического имени недостаточно — ни для вычета входного НДС заказчиком, ни для твоего бухгалтерского учёта.

Это настоящий конфликт целей, а не формальность, которую можно обойти спором. Тот, кто работает под псевдонимом, всё равно передаёт продакшену свои настоящие данные вместе со счётом. Но чего никто не узнает — так это сведений для широкой публики. Счета являются коммерческими документами, они не публикуются, а продакшен в любом случае получает твои данные не позднее заключения договора и проверки возраста.

Две вещи смягчают проблему. Во-первых, можно использовать идентификационный номер плательщика НДС вместо налогового номера. Во-вторых, стоит выяснить, возможен ли другой адрес, пригодный для официального вручения документов, вместо домашнего адреса — например, через налогового консультанта. Подходит ли это в твоём конкретном случае, выясняй с ним, а не с нами. О том, что реально возможно и невозможно при работе под псевдонимом, мы рассказали в статье анонимная работа: что возможно, а что нет.

Номера счетов, диапазоны нумерации и исправления

Номер счёта должен быть уникальным и соответствовать понятной системе. Хорошо зарекомендовала себя схема «год плюс порядковый номер», например 2026-001. Отдельные диапазоны номеров для разных заказчиков разрешены, если система остаётся понятной.

Отправленный счёт нельзя переписывать или удалять. Если в нём есть ошибка, исправь её отдельным документом со ссылкой на первоначальный номер счёта. Оба документа должны оставаться в твоих документах.

И ещё один банальный момент, который стоит денег: отправляй счёт вскоре после съёмки. Пока счёт не выставлен, срок оплаты не начинается, а во многих договорах срок отсчитывается только с момента получения счёта.

Хранить, систематизировать, находить

Счета и относящиеся к ним подтверждающие документы необходимо хранить несколько лет — в электронном или бумажном виде, неизменными и читаемыми. Сроки установлены законом и недавно изменились, поэтому мы намеренно не называем здесь конкретное количество лет: уточни актуальный срок в налоговой службе или у налогового консультанта.

На практике достаточно облачной папки с двумя подпапками для исходящих счетов и подтверждающих документов, а также простой таблицы с датой, номером, заказчиком, суммой и датой поступления оплаты. Эта таблица одновременно отвечает на вопрос, осталась ли какая-либо оплата непогашенной.

Тому, кто регулярно снимается, в любом случае понадобится отчёт о доходах и расходах. О том, как связаны предпринимательская деятельность, налоги и авансовые платежи, читай в нашей статье Предпринимательская деятельность и налоги для исполнителей.

Если оплата не поступает

Если после истечения срока оплаты деньги не поступили, первым шагом будет вежливое напоминание по электронной почте с указанием номера счёта, суммы и новой даты оплаты. В большинстве случаев после этого следуют извинения и перевод, поскольку счета могут затеряться в бухгалтерии без какого-либо злого умысла.

Если это не помогает, направь официальное требование об оплате с чётким сроком и указанием, что после его истечения ты предпримешь дальнейшие шаги. С момента просрочки ты можешь потребовать проценты за задержку оплаты — даже если в договоре об этом ничего не сказано.

При посредничестве через нас тебе не придётся проходить этот путь в одиночку. Мы связываемся с продакшеном, потому что продолжаем с ним работать, а он не захочет рисковать этим из-за невыплаченного гонорара за съёмочный день. Наш стандарт — выплата банковским переводом в течение четырнадцати дней после выставления счёта, а не наличными из рук в руки.

Пять самых распространённых ошибок

1. Не указана дата оказания услуги. Классическая ошибка, поскольку дату счёта путают с датой оказания услуги.
2. Сценическое имя указано как имя выставителя счёта. Это приводит к дополнительным вопросам и задерживает оплату.
3. Налог указан, хотя используется режим для малых предпринимателей. Если ты укажешь НДС, не имея права его указывать, ты всё равно будешь обязан перечислить эту сумму.
4. Повторяющиеся или пропущенные номера счетов, обычно из-за параллельного использования двух шаблонов.
5. Неясно указан получатель, например указано имя режиссёра вместо компании, которая указана в договоре.

Если продакшен говорит, что ему не нужен счёт, это не преимущество, а тревожный сигнал. Расходы отражаются в учёте, и другой стороной этой операции являешься ты. О том, как проходит наш расчёт с продакшенами и когда поступают деньги, читай в разделе Порядок работы.

Примечание: эта статья содержит общую информацию и не заменяет налоговую или юридическую консультацию.