Laskun kirjoittaminen: pakolliset tiedot ja sudenkuopat

Esiintyjänä kirjoitat laskusi itse, koska työskentelet itsenäisenä ammatinharjoittajana eikä kukaan laskuta puolestasi. Se on vaivatonta heti, kun tiedät, mitä laskuun kuuluu: lasku ei ole vapaamuotoinen teksti, vaan asiakirja, jossa on tietyt pakolliset tiedot. Jos jokin niistä puuttuu, tuotanto ei voi vähentää ennakkoveroa, palauttaa asiakirjaa ja maksusi siirtyy viikoilla. Tässä artikkelissa käydään tiedot läpi järjestyksessä, selitetään pienyrittäjää koskeva erityistapaus ja tuodaan esiin kohta, jossa anonymiteetti ja laskutusvelvollisuus todella joutuvat ristiriitaan.

Pakolliset tiedot järjestyksessä

Nämä tiedot kuuluvat jokaiselle laskulle. Järjestys ja ulkoasu ovat vapaita, mutta täydellisyys ei.

• Koko nimesi ja osoitteesi. Virallinen nimi, ei taiteilijanimi.
• Palvelun vastaanottajan nimi ja osoite. Tuotantoyhtiö oikeassa oikeudellisessa muodossa, täsmälleen kuten sopimuksessa.
• Veronumerosi tai arvonlisäverotunnisteesi. Toinen näistä riittää. Voit hakea arvonlisäverotunnistetta Saksan liittovaltion verokeskuksesta ja ilmoittaa sen veronumeron sijaan, mikä parantaa hieman tietosuojaa.
• Juokseva laskunumero. Annetaan vain kerran, eikä numeroinnissa saa olla aukkoja.
• Laatimispäivä.
• Palvelun suoritusajankohta tai suorituskausi. Eli kuvauspäivä tai kuvauspäivät. Tämä tieto puuttuu useimmin, ja se on pakollinen, vaikka se olisi sama kuin laskun päiväys.
• Palvelun kuvaus. Palvelun määrä ja laji niin konkreettisesti, että ulkopuolinen voi yhdistää sen oikeaan toimeksiantoon.
• Vastike, jaoteltuna verokantojen mukaan, sekä verokanta ja veron määrä erikseen ilmoitettuina.
• Pienyrittäjien osalta verokannan ja veron määrän sijaan maininta verovapaudesta pienyrittäjäsäännöksen perusteella.

Lisäksi käytännössä mukaan kannattaa merkitä, vaikka niitä ei tässä luettelossa mainita: pankkiyhteys ja maksuehto. Ilman erillistä maksuehtoa sovelletaan sopimuksessa sovittua ehtoa, ja meidän välityksissämme se on neljätoista päivää.

Mitä kirjoitat palvelun kuvaukseen

Kuvauksen on yksilöitävä palvelu selkeästi, mutta sen ei tarvitse kuvata kuvallisesti, mitä kuvauksissa tapahtui. Tavallisia ja riittäviä muotoiluja ovat esimerkiksi ”Osallistuminen esiintyjänä tuotantoon nimeltä X 14. toukokuuta” tai ”Esiintyjän palvelu ja sopimuksessa sovittujen käyttöoikeuksien myöntäminen”.

Jos palkkio ja käyttöoikeudet on sopimuksessa arvioitu erikseen, merkitse ne myös laskulle erillisinä. Jos sopimuksessa on kokonaismäärä Buyout-korvauksena, laskun tulee kuvata se samalla tavalla.

Oheiskulut kuuluvat näkyvästi mukaan: korvatut matkakulut, majoitus, odotusaika tai sovitut lisät omiksi laskuriveikseen. Kaikesta, mitä et laskuta, et myöskään saa maksua.

Tavoiteristiriita: taiteilijanimi ei riitä tässä

Tässä kohtaa moni jää jumiin, joten sanomme sen suoraan: laskulla on oltava virallinen nimesi ja osoite, josta sinut voidaan tavoittaa. Pelkkä taiteilijanimi ei riitä, ei toimeksiantajan ennakkoveron vähennykseen eikä omaan kirjanpitoosi.

Tämä on todellinen tavoiteristiriita, ei muodollisuus, jonka voisi selitellä pois. Jos työskentelet salanimellä, annat tuotannolle laskun yhteydessä silti oikeat tietosi. Se, mitä kukaan muu ei saa tietää, on yleisö. Laskut ovat liikeasiakirjoja, niitä ei julkaista, ja tuotannolla on tietosi joka tapauksessa viimeistään sopimuksen ja iän todistamisen kautta.

Kaksi asiaa lieventää ongelmaa. Ensinnäkin arvonlisäverotunniste veronumeron sijaan. Toiseksi kannattaa selvittää, onko mahdollista käyttää muuta oikeudellisesti käyttökelpoista osoitetta kuin kotiosoitetta, esimerkiksi veroneuvojan kautta. Sen soveltuvuuden omassa tapauksessasi selvität hänen kanssaan, et meidän kanssamme. Olemme koonneet osoitteeseen työskentely anonyymisti: mikä on mahdollista, mikä ei, mitä salanimellä realistisesti voi tehdä ja mitä ei.

Laskunumerot, numerosarjat ja korjaukset

Laskunumeron on oltava yksilöllinen ja perustuttava johdonmukaiseen järjestelmään. Hyväksi on osoittautunut vuosi ja juokseva numero, esimerkiksi 2026-001. Erilliset numerosarjat toimeksiantajittain ovat sallittuja, kunhan järjestelmä pysyy tunnistettavana.

Lähetettyä laskua ei korvata eikä poisteta. Jos lasku on virheellinen, korjaat sen omalla asiakirjallaan, jossa viitataan alkuperäiseen laskunumeroon. Molemmat asiakirjat säilytetään omissa tiedoissasi.

Ja yksi arkinen asia, joka maksaa rahaa: lähetä lasku pian kuvausten jälkeen. Niin kauan kuin laskua ei ole lähetetty, maksuaika ei ala kulua, ja monissa sopimuksissa määräaika alkaa vasta laskun vastaanottamisesta.

Säilytä, järjestä ja löydä uudelleen

Laskut ja niihin liittyvät tositteet on säilytettävä useita vuosia joko sähköisesti tai paperilla, muuttumattomina ja luettavina. Säilytysajat säädetään laissa, ja niitä on viimeksi muutettu, joten emme tarkoituksella mainitse tässä vuosimäärää: kysy ajantasainen tieto verotoimistosta tai veroneuvojaltasi.

Käytännössä riittää pilvipalvelussa oleva kansio, jossa on kaksi alikansiota lähetetyille laskuille ja tositteille, sekä yksinkertainen taulukko, johon merkitään päiväys, numero, toimeksiantaja, määrä ja maksun saapuminen. Tämä taulukko vastaa samalla kysymykseen siitä, onko jokin maksu vielä avoinna.

Jos käyt säännöllisesti kuvauksissa, tarvitset joka tapauksessa tulojen ja menojen laskelman. Se, miten yritystoiminta, verot ja ennakkomaksut liittyvät toisiinsa, kerrotaan artikkelissamme Esiintyjien yritystoiminta ja verot.

Jos maksua ei tule

Jos rahaa ei tule maksuehdon päättymisen jälkeen, ensimmäinen askel on asiallinen muistutus sähköpostitse, jossa mainitaan laskunumero, määrä ja uusi päivämäärä. Useimmissa tapauksissa sitä seuraa anteeksipyyntö ja tilisiirto, sillä laskut unohtuvat kirjanpidossa ilman, että kukaan tarkoittaa pahaa.

Jos tämä ei auta, lähetä maksumuistutus, jossa on selkeä määräaika ja ilmoitus siitä, että ryhdyt sen jälkeen lisätoimiin. Viivästyksen alettua voit vaatia viivästyskorkoa, vaikka sopimuksessa ei sanottaisi siitä mitään.

Meidän kauttamme tapahtuvissa välityksissä sinun ei tarvitse hoitaa tätä tietä yksin. Otamme tuotantoon yhteyttä, koska työskentelemme sen kanssa jatkossakin eikä se halua vaarantaa yhteistyötä yhden avoimen päiväpalkkion vuoksi. Käytäntömme on maksaa neljäntoista päivän kuluessa tilisiirtona tilityksen kanssa, ei käteisenä suoraan käteen.

Viisi yleisintä virhettä

1. Palvelun suoritusajankohta puuttuu. Tavallisin virhe, koska laskun päiväys sekoitetaan palvelun suorituspäivään.
2. Taiteilijanimi laskun laatijana. Johtaa lisäkyselyyn ja viivästyttää maksua.
3. Vero ilmoitetaan, vaikka pienyrittäjäsääntöä sovelletaan. Jos ilmoitat arvonlisäveron ilman oikeutta sen ilmoittamiseen, olet silti velvollinen maksamaan kyseisen määrän.
4. Samanaikaiset tai hyppivät laskunumerot, yleensä siksi, että käytössä on ollut kaksi mallipohjaa rinnakkain.
5. Epäselvä vastaanottajatieto, esimerkiksi sopimuksessa olevan yrityksen sijaan ohjaajan nimi.

Jos tuotanto sanoo, ettei se tarvitse laskua, se ei ole etu vaan varoitusmerkki. Kulut kirjataan, ja sinä olet kyseisen kirjauksen toinen osapuoli. Se, miten tilityksemme tuotantojen kanssa toimii ja milloin raha liikkuu, kerrotaan kohdassa Prosessi.

Huomautus: Tämä artikkeli tarjoaa yleiskatsauksen eikä korvaa vero- tai oikeudellista neuvontaa.