Számla kiállítása: kötelező adatok és buktatók

Előadóként te magad állítod ki a számládat, mert önállóan dolgozol, és senki nem számláz helyetted. Ez nem bonyolult, amint egyszer tudod, minek kell szerepelnie rajta: a számla nem szabad szöveges forma, hanem meghatározott kötelező adatokat tartalmazó dokumentum. Ha ezek közül akár egy is hiányzik, a produkció nem tudja levonni az előzetesen felszámított adót, visszaküldi a dokumentumot, és a kifizetésed hetekkel későbbre tolódik. Ez a bejegyzés sorra veszi az adatokat, bemutatja a kisvállalkozói különszabályt, és megnevezi azt a pontot, ahol az anonimitás és a számlázási kötelezettség valóban összeütközik.

A kötelező adatok sorrendben

Ezeknek az adatoknak minden számlán szerepelniük kell. A sorrend és az elrendezés szabadon megválasztható, a teljesség viszont nem.

• A teljes neved és a címed. A polgári neved, nem a művészneved.
• A szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe. A produkciós cég a szerződésben szereplő helyes jogi formával.
• Az adószámod vagy a közösségi adószámod. A kettő közül az egyik elegendő. A közösségi adószámot a Szövetségi Központi Adóhivatalnál igényelheted, és az adószám helyett ezt adhatod meg, ami kisebb adatvédelmi előnyt jelent.
• Folyamatos számlasorszám. Egyszer kell kiosztani, a rendszerben nem lehetnek kihagyások.
• A kiállítás dátuma.
• A teljesítés időpontja vagy időszaka. Vagyis a forgatási nap vagy a forgatási napok. Ez az adat hiányzik a leggyakrabban, pedig kötelező, akkor is, ha megegyezik a számla dátumával.
• A szolgáltatás leírása. A szolgáltatás mennyisége és jellege olyan konkrétan, hogy egy harmadik fél is hozzá tudja rendelni.
• A szolgáltatás ellenértéke, adómértékek szerint bontva, valamint külön feltüntetve az adómérték és az adó összege.
• Kisvállalkozók esetében az adómérték és az adó összege helyett utalás a kisvállalkozói szabályozás szerinti adómentességre.

Ezekhez a gyakorlatban – még ha nem is szerepelnek ebben a listában – hozzátartozik a banki kapcsolat és a fizetési határidő. Fizetési határidő hiányában az irányadó, ami a szerződésben áll, közvetítéseinknél ez tizennégy nap.

Mit írj a szolgáltatás leírásába?

A szolgáltatást egyértelműen meg kell neveznie, de nem kell képekkel bemutatnia, mi történt a forgatáson. Szokásos és elegendő megfogalmazás például: „Közreműködés előadóként az X című produkcióban május 14-én”, vagy „Előadói szolgáltatás és a szerződésben megállapított felhasználási jogok biztosítása”.

Ha a gázsit és a felhasználási jogokat a szerződésben külön értékelték, a számlán is külön tüntesd fel őket. Ha ott egy teljes összeg buyoutként szerepel, a számla is ugyanígy tükrözze.

A járulékos költségeket is jól láthatóan fel kell tüntetni: a megtérített utazási költségeket, szállást, várakozási időt vagy a megállapodás szerinti pótlékokat külön tételként. Amit nem számlázol ki, azt nem is kapod meg.

A célkonfliktus: a művésznév itt nem elegendő

Ez az a pont, ahol sokan elakadnak, ezért nyíltan kimondjuk: a számlán a polgári nevednek és egy olyan címnek kell szerepelnie, amelyen elérhető vagy. Önmagában a művésznév nem elegendő, sem a megrendelő előzetesen felszámított adó levonásához, sem a könyvelésedhez.

Ez valódi célkonfliktus, nem olyan formalitás, amit meg lehet kerülni. Aki álnéven dolgozik, a számlával együtt mégis megadja a produkciónak a valódi adatait. Amit viszont senki más nem tud meg: a nyilvánosság. A számlák üzleti dokumentumok, nem teszik közzé őket, a produkció pedig legkésőbb a szerződés és a korigazolás révén úgyis rendelkezik az adataiddal.

Két dolog enyhíti a problémát. Először is a közösségi adószám használata az adószám helyett. Másodszor annak a kérdése, hogy lehetséges-e a lakcímedtől eltérő, hivatalos kézbesítési cím, például adótanácsadón keresztül. Hogy ez az adott esetben alkalmazható-e, azt vele tisztázd, ne velünk. Hogy mi működik reálisan álnévvel, és mi nem, azt az anonim munkavégzés: mi lehetséges, mi nem című anyagunkban foglaltuk össze.

Számlasorszámok, számozási rendszerek és javítások

A számlasorszámnak egyedinek kell lennie, és követhető rendszerbe kell illeszkednie. Bevált megoldás az évszám és a folyamatos sorszám, például: 2026-001. Megrendelőnként külön számozási rendszer is megengedett, amennyiben a rendszer felismerhető marad.

A kiküldött számlát nem írhatod felül és nem törölheted. Ha hibás, külön dokumentummal javítsd, amely hivatkozik az eredeti számlasorszámra. Mindkét dokumentumot őrizd meg az irataid között.

És egy banális, mégis pénzbe kerülő pont: a forgatás után időben küldd ki a számlát. Amíg nem állítottad ki, nem kezdődik el a fizetési határidő, és sok szerződésben a határidő csak a számla beérkezésével indul.

Megőrzés, rendszerezés, visszakeresés

A számlákat és a hozzájuk tartozó bizonylatokat több évig meg kell őrizned, elektronikus vagy papíralapon, változatlan és olvasható formában. A határidőket jogszabály rögzíti, és legutóbb módosították őket, ezért itt tudatosan nem adunk meg évszámot: az aktuális értékről érdeklődj az adóhatóságnál vagy az adótanácsadódnál.

A gyakorlatban elegendő egy felhőben tárolt mappa két almappával a kimenő számlák és a bizonylatok számára, valamint egy egyszerű táblázat a dátummal, a számlaszámmal, a megrendelővel, az összeggel és a pénz beérkezésével. Ez a táblázat egyben arra a kérdésre is választ ad, hogy van-e még nyitott kifizetés.

Aki rendszeresen forgat, annak amúgy is szüksége van bevétel–kiadás elszámolásra. Arról, hogyan függ össze a vállalkozás, az adók és az adóelőlegek rendszere, a Vállalkozás és adók előadóknak című bejegyzésünkben olvashatsz.

Ha nem fizetnek

Ha a fizetési határidő lejárta után sem érkezik meg a pénz, első lépésként küldj tárgyilagos emlékeztetőt e-mailben, a számlaszámmal, az összeggel és egy új dátummal. A legtöbb esetben erre bocsánatkérés és átutalás következik, mert a számlák úgy is elkeveredhetnek a könyvelésben, hogy senki nem akar rosszat.

Ha ez nem segít, küldj felszólítást egyértelmű határidővel és azzal a jelzéssel, hogy ezt követően további lépéseket teszel. A késedelem beálltától késedelmi kamatot követelhetsz, még akkor is, ha a szerződés erről nem rendelkezik.

Az általunk közvetített munkák esetében ezt az utat nem kell egyedül végigjárnod. Felvesszük a kapcsolatot a produkcióval, mert továbbra is együtt dolgozunk vele, és nem akarja ezt egy nyitott napidíj miatt kockára tenni. Nálunk az alapértelmezés az elszámolással együtt, átutalással történő kifizetés tizennégy napon belül, nem pedig készpénzben, kézhez kapva.

Az öt leggyakoribb hiba

1. Hiányzik a teljesítés időpontja. A klasszikus hiba, mert összekeverik a számla dátumát a szolgáltatás teljesítésének dátumával.
2. A számlakibocsátóként a művésznév szerepel. Ez visszakérdezéshez és a kifizetés késedelméhez vezet.
3. Adót tüntetsz fel, noha a kisvállalkozói szabályozást alkalmazod. Aki úgy tüntet fel forgalmi adót, hogy erre nem jogosult, annak az összeget ennek ellenére meg kell fizetnie.
4. Duplikált vagy ugráló számlasorszámok, többnyire azért, mert párhuzamosan két sablont használnak.
5. Nem egyértelmű címzettadat, például a rendező neve szerepel a szerződésben lévő cég neve helyett.

Ha egy produkció azt mondja, hogy nincs szüksége számlára, az nem előny, hanem figyelmeztető jel. A kiadásokat könyvelik, és ennek a könyvelési tételnek a másik oldalán te állsz. Arról, hogyan számolunk el a produkciókkal, és mikor érkezik meg a pénz, az Folyamat oldalon olvashatsz.

Megjegyzés: Ez a bejegyzés általános tájékoztatást ad, és nem helyettesíti az adóügyi vagy jogi tanácsadást.