Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Fallstricke

Als Darsteller schreibst du deine Rechnung selbst, weil du selbstständig arbeitest und niemand für dich abrechnet. Das ist unaufwendig, sobald du einmal weißt, was hineingehört: Eine Rechnung ist keine freie Textform, sondern ein Dokument mit festen Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann die Produktion die Vorsteuer nicht ziehen, schickt das Dokument zurück und deine Zahlung verschiebt sich um Wochen. Dieser Beitrag geht die Angaben der Reihe nach durch, erklärt den Sonderfall Kleinunternehmer und benennt den Punkt, an dem Anonymität und Rechnungspflicht wirklich zusammenstoßen.

Die Pflichtangaben der Reihe nach

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung. Reihenfolge und Layout sind frei, die Vollständigkeit ist es nicht.

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift. Der bürgerliche Name, nicht der Künstlername.
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Die Produktionsfirma mit korrekter Rechtsform, so wie sie im Vertrag steht.
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden genügt. Die Identifikationsnummer kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen und statt der Steuernummer angeben, was ein kleiner Datenschutzgewinn ist.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer. Einmalig vergeben, ohne Lücken in der Systematik.
• Das Ausstellungsdatum.
• Der Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum. Also der Drehtag oder die Drehtage. Diese Angabe fehlt am häufigsten, und sie ist Pflicht, auch wenn sie mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
• Die Leistungsbeschreibung. Menge und Art der Leistung, so konkret, dass ein Dritter sie zuordnen kann.
• Das Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen, sowie Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen.
• Bei Kleinunternehmern statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung.

Dazu kommen praktisch, auch wenn sie nicht in dieser Liste stehen: Bankverbindung und ein Zahlungsziel. Ohne Zahlungsziel gilt, was im Vertrag steht, und bei unseren Vermittlungen sind das vierzehn Tage.

Was du in die Leistungsbeschreibung schreibst

Sie muss die Leistung eindeutig bezeichnen, sie muss aber nicht bebildern, was am Set passiert ist. Üblich und ausreichend sind Formulierungen wie „Mitwirkung als Darstellerin bei der Produktion mit dem Titel X am 14. Mai“ oder „Darstellerische Leistung und Einräumung der vertraglich vereinbarten Nutzungsrechte“.

Wenn Gage und Nutzungsrechte im Vertrag getrennt bewertet sind, schreibe sie auch getrennt in die Rechnung. Steht dort ein Gesamtbetrag als Buyout, bildet die Rechnung das genauso ab.

Nebenkosten gehören sichtbar dazu: erstattete Reisekosten, Übernachtung, Wartezeit oder vereinbarte Zuschläge als eigene Positionen. Alles, was du nicht in Rechnung stellst, bekommst du auch nicht.

Der Zielkonflikt: Künstlername genügt hier nicht

Das ist der Punkt, an dem viele hängenbleiben, und wir sagen es offen: Auf der Rechnung muss dein bürgerlicher Name mit einer Anschrift stehen, unter der du erreichbar bist. Ein Künstlername allein genügt nicht, weder für den Vorsteuerabzug des Auftraggebers noch für deine Buchhaltung.

Das ist ein echter Zielkonflikt und keine Formalie, die man wegdiskutieren kann. Wer unter einem Pseudonym arbeitet, gibt der Produktion mit der Rechnung dennoch die echten Daten. Was dagegen niemand erfährt: die Öffentlichkeit. Rechnungen sind Geschäftsunterlagen, sie werden nicht veröffentlicht, und die Produktion hat deine Daten spätestens durch den Vertrag und den Altersnachweis ohnehin.

Zwei Dinge mildern das Problem. Erstens die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer statt der Steuernummer. Zweitens die Frage, ob eine andere ladungsfähige Adresse als die Wohnadresse möglich ist, etwa über einen Steuerberater. Ob das im Einzelfall trägt, klärst du mit ihm, nicht mit uns. Was mit Pseudonym realistisch geht und was nicht, haben wir in anonym arbeiten: was geht, was nicht zusammengetragen.

Rechnungsnummern, Nummernkreise und Korrekturen

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Systematik folgen. Bewährt hat sich Jahr plus laufende Zahl, also etwa 2026-001. Getrennte Nummernkreise pro Auftraggeber sind erlaubt, solange die Systematik erkennbar bleibt.

Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben und nicht gelöscht. Ist sie falsch, korrigierst du sie mit einem eigenen Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. Beide Dokumente bleiben in deinen Unterlagen.

Und ein banaler Punkt, der Geld kostet: Verschicke die Rechnung zeitnah nach dem Dreh. Solange sie nicht gestellt ist, läuft kein Zahlungsziel, und in vielen Verträgen beginnt die Frist erst mit dem Rechnungseingang.

Aufbewahren, ordnen, wiederfinden

Rechnungen und die zugehörigen Belege musst du mehrere Jahre aufbewahren, elektronisch oder auf Papier, unveränderbar und lesbar. Die Fristen sind gesetzlich geregelt und wurden zuletzt geändert, deshalb nennen wir hier bewusst keine Jahreszahl: Frag den aktuellen Wert beim Finanzamt oder deinem Steuerberater ab.

Praktisch reicht ein Ordner in der Cloud mit zwei Unterordnern für Ausgangsrechnungen und Belege, dazu eine einfache Tabelle mit Datum, Nummer, Auftraggeber, Betrag und Zahlungseingang. Diese Tabelle ist zugleich deine Antwort auf die Frage, ob eine Zahlung noch offen ist.

Wer regelmäßig dreht, braucht ohnehin eine Einnahmenüberschussrechnung. Wie Gewerbe, Steuern und Vorauszahlungen zusammenhängen, steht in unserem Beitrag zu Gewerbe und Steuern für Darsteller.

Wenn nicht gezahlt wird

Bleibt das Geld nach Ablauf des Zahlungsziels aus, ist der erste Schritt eine sachliche Erinnerung per Mail, mit Rechnungsnummer, Betrag und einem neuen Datum. In den meisten Fällen folgt darauf eine Entschuldigung und eine Überweisung, denn Rechnungen gehen in Buchhaltungen unter, ohne dass jemand etwas Böses vorhat.

Hilft das nicht, folgt eine Mahnung mit klarer Frist und dem Hinweis, dass du danach weitere Schritte einleitest. Ab Verzug kannst du Verzugszinsen verlangen, und zwar auch dann, wenn der Vertrag dazu nichts sagt.

Bei Vermittlungen über uns musst du diesen Weg nicht allein gehen. Wir sprechen die Produktion an, weil wir mit ihr weiterarbeiten und sie das nicht wegen einer offenen Tagesgage aufs Spiel setzen will. Unser Standard ist die Auszahlung innerhalb von vierzehn Tagen per Überweisung mit Abrechnung, nicht in Bargeld auf die Hand.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Leistungszeitpunkt fehlt. Der Klassiker, weil das Rechnungsdatum verwechselt wird mit dem Datum der Leistung.
2. Künstlername als Rechnungssteller. Führt zur Rückfrage und verzögert die Zahlung.
3. Steuer ausgewiesen, obwohl die Kleinunternehmerregelung genutzt wird. Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne sie ausweisen zu dürfen, schuldet den Betrag trotzdem.
4. Doppelte oder springende Rechnungsnummern, meist weil zwei Vorlagen parallel benutzt werden.
5. Unklare Empfängerangabe, etwa der Name des Regisseurs statt der Firma, die im Vertrag steht.

Wenn dir eine Produktion sagt, sie brauche keine Rechnung, ist das kein Vorteil, sondern ein Warnsignal. Ausgaben werden verbucht, und die Gegenseite dieser Buchung bist du. Wie unsere Abrechnung mit den Produktionen läuft und wann Geld fließt, steht unter Ablauf.

Hinweis: Dieser Beitrag ordnet allgemein ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.