Custom Videos: wie Anfragen ablaufen, was vorher geklärt wird und wo Schluss ist

Custom Videos sind Auftragsproduktionen für einen einzelnen Kunden: Er beschreibt, was er sehen will, du entscheidest, ob du das drehst, und lieferst eine Datei. Die Arbeit ist gut kalkulierbar, weil Ort, Zeit und Ablauf bei dir liegen. Sie ist gleichzeitig riskant, weil du direkt verhandelst — ohne Produktion, ohne Produktionsleitung, ohne Agentur dazwischen. Custom-Video-Anfragen scheitern selten am Dreh. Sie scheitern an unklaren Absprachen, fehlender Vorkasse und Nachverhandlung nach der Lieferung. Alle drei Punkte entscheiden sich, bevor du zusagst.

Wie eine Anfrage abläuft

Sie kommt über eine Plattformnachricht, per Mail oder über ein Formular, und sie ist am Anfang fast immer unbestimmt: „Machst du Customs?“ oder „Was kostet ein Video?“. Beides sind keine Anfragen, das sind Gesprächseröffnungen.

Dein erster Schritt ist deshalb nicht der Preis, sondern die Beschreibung. Ohne genaue Beschreibung gibt es keinen Preis, und wer eine Zahl nennt, bevor er weiß, was verlangt wird, verhandelt gegen sich selbst.

Der Ablauf, der sich bewährt hat: Anfrage, Rückfragen, deine schriftliche Zusammenfassung, seine Bestätigung, Vorkasse, Dreh, Lieferung. Die Zusammenfassung schreibst du, nicht er — dann steht dort, was du drehen wirst, und nicht, was er hineinlesen möchte. Alles läuft über Text. Ein Telefonat ist als einzige Grundlage nichts wert.

Rechne damit, dass die Mehrzahl der Anfragen nie zu einem Auftrag führt. Das ist kein Grund, Bedingungen zu senken — es ist der Grund, die Vorgespräche kurz zu halten und immer dieselbe Reihenfolge zu benutzen. Wer jede Anfrage individuell behandelt, arbeitet viel und verdient wenig.

Was vor der Zusage geklärt ist

• Der Inhalt, genau beschrieben. Handlungen, Kleidung, Perspektive, Sprache, was gesagt wird. „So wie im letzten Video, nur intensiver“ ist keine Beschreibung, sondern ein späterer Streitpunkt.
• Die Länge. Netto-Laufzeit in Minuten. Nicht „ein längeres Video“.
• Liefertermin und Lieferweg. Ein Datum, ein Format, eine Auflösung, ein Weg. Wenn du über einen Downloadlink lieferst, gehört das Ablaufdatum in die Absprache.
• Das Nutzungsrecht. Der Punkt, der am häufigsten übergangen wird. Privat bedeutet: nur für ihn, keine Weitergabe, kein Hochladen. Weiterverbreitung ist ein anderes Produkt und kostet anderes Geld. Was diese Begriffe im Einzelnen bedeuten, steht im Branchenlexikon.
• Die Exklusivität. Darfst du das Video später selbst verkaufen? Wenn ja, muss er es vorher wissen. Wenn nein, ist es teurer, weil du auf jede weitere Verwertung verzichtest.
• Preis, Zahlungsweg, Vorkasse. In einem Satz, mit Betrag und Termin.
• Was nicht stattfindet. Deine Ausschlüsse gehören in die Absprache, und zwar vor die Preisfrage.

Diese Punkte in einer Nachricht, seine Bestätigung darunter, beides gesichert. Das ist der ganze Papierkram, und er erspart in der Praxis die meisten Probleme.

Warum Vorkasse Standard ist

Nach der Lieferung hast du nichts mehr in der Hand. Die Datei ist beim Kunden, und eine digitale Leistung lässt sich nicht zurückholen. Alles, was du danach noch verhandelst, verhandelst du aus der schwächeren Position.

Dazu fällt der Aufwand vorher an: Vorbereitung, Requisiten, gegebenenfalls eine zweite Person, Drehzeit, Schnitt. Wer nicht vorab zahlt, kauft nicht, sondern probiert aus, ob du lieferst.

Üblich ist die vollständige Zahlung vor dem Dreh. Bei größeren Aufträgen eine Teilzahlung bei der Zusage und der Rest vor der Lieferung. Beachte, dass manche Zahlungswege vom Zahlenden rückgebucht werden können — welcher Weg für digitale Leistungen geeignet ist, klärst du einmal in Ruhe und behältst ihn dann.

Zur Preisbildung: Belastbare Marktzahlen für Custom Videos gibt es für Deutschland nicht, und erfundene helfen dir nicht. Kalkuliere aus deinem Aufwand — Kommunikation, Vorbereitung, Dreh, Schnitt, Lieferung — und rechne die Kommunikation wirklich mit, weil sie bei kleinen Aufträgen den größten Anteil frisst. Als Orientierung, was ein Drehtag in vermittelten Produktionen wert ist, dienen die Bandbreiten unter Verdienst. Aufträge, deren Preis unter dem Wert der Vorgespräche liegt, lehnst du besser ab.

Wo die Grenzen liegen

Deine Ja-Nein-Vielleicht-Liste gilt hier genauso wie am Set. Der Unterschied ist, dass niemand sonst im Raum ist: keine Produktionsleitung, keine Ansprechperson, kein Abbruchwort, das jemand hört. Deshalb ist die schriftliche Liste bei Auftragsproduktionen wichtiger als am Set, nicht unwichtiger.

Personalisierte Ansprache mit echtem Namen. Ein Video, in dem der Vorname des Kunden fällt, ist personalisiertes Material — und es taucht später mit diesem Kontext wieder auf. Für dich heißt das: Nachnamen nie, keine Adressen, keine Arbeitgeber, keine Bezugnahme auf Dritte wie eine Ex-Partnerin, eine Nachbarin oder eine Kollegin. Ob du einen Vornamen sprichst, entscheidest du; dass jede Personalisierung das Erpressungsrisiko auf beiden Seiten erhöht, gehört in diese Entscheidung.

Anfragen mit Bezug auf Minderjährigkeit oder auf nicht einvernehmliche Darstellung werden abgelehnt und nicht verhandelt. Kein Gegenangebot, keine Umformulierung, kein „nur angedeutet“, kein höherer Preis. Das gilt auch für Requisiten, Kleidung und Sprache, die in diese Richtung zeigen. Sichere die Nachricht und brich den Kontakt danach ab.

Grenzverschiebung in Etappen. Die erste Anfrage ist harmlos, die zweite geht weiter, nach der Zusage kommen neue Wünsche. Das Muster ist bekannt und die Antwort ist immer dieselbe: Was nicht in der Absprache steht, findet nicht statt. Eine Erweiterung ist ein neuer Auftrag.

Nachverhandlung nach der Lieferung

Typisch sind drei Sätze: „Das war nicht, was ich wollte“, „Mach es nochmal“, „Sonst bewerte ich schlecht“. Alle drei kommen nach der Lieferung, weil sie vorher nicht funktionieren.

Dagegen hilft nur die schriftliche Beschreibung. Du hast geliefert, was beschrieben war — das ist überprüfbar und beendet die Diskussion sachlich. Eine Nachbesserung machst du dann, wenn du tatsächlich von der Absprache abgewichen bist. Alles andere ist ein neuer Auftrag mit neuem Preis.

Druck über Bewertungen ist ein Erpressungsversuch im Kleinformat. Wer einmal nachgibt, wird es wieder erleben, und zwar von derselben Person. Bei echter Erpressung mit Material gilt: nicht zahlen, alles sichern, Anzeige erstatten. Was dabei hilft und wer es übernimmt, steht unter Sicherheit.

Die Einnahme in der Buchhaltung

Ein Custom Video ist eine Einnahme aus selbstständiger Tätigkeit wie eine Tagesgage. Sie gehört in deine Aufzeichnungen, auch wenn kein Kunde eine Rechnung verlangt und die Zahlung über eine Plattform kommt. Was das an Pflichten bedeutet, steht im Beitrag zu Gewerbe und Steuern für Darsteller.

Bei Zahlungen über Plattformen behält die Plattform ihren Anteil. Wie der Bruttobetrag und die Gebühr in deinem Fall zu erfassen sind und was bei Kunden im Ausland gilt, klärst du mit dem Steuerbüro und nicht nach Gefühl. Aufbewahren solltest du in jedem Fall drei Dinge: die Auftragsbeschreibung, den Nachrichtenverlauf und den Zahlungsnachweis.

Dazu gehört eine schlichte Liste: Datum, Kunde als Kürzel, Betrag, Zahlungsweg. Sie ersetzt kein Buchhaltungsprogramm, aber sie verhindert, dass du im Frühjahr Nachrichtenverläufe nach Beträgen durchsuchst, die du längst vergessen hast.

Hinweis: Dieser Beitrag ordnet allgemein ein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.